Il mio Ente di appartenenza non aveva un archivio unico di tutto il materiale formativo. I documenti erano dispersi in una intranet molto annidata e né un neoassunto, né un lavoratore più esperto riusciva a trovare il materiale appropriato. Inoltre non esisteva una tassonomia unica per indicare tutti i prodotti/servizi esterni e interni gestiti dall’Inps (ne esistono diverse a seconda che si guardi al controllo di gestione, audit, applicativi specifici per processi ecc.)
Serviva invece creare un repository di tutto il materiale formativo, ordinato per materia e di facile comprensione per l’utente interno.
Paolo Valerio Santamaria
Funzionario analista di processo/Allievo dirigente SNA INPS
AUTOCANDIDATURA
INPS
Enti centrali
SITUAZIONE DI PARTENZA
COSA È STATO FATTO
Da funzionario, ho proposto ai miei dirigenti l’utilizzo di una tecnologia già a disposizione dell’Istituto ma non ancora pienamente sfruttata (SharePoint online) per creare una Biblioteca digitale della formazione. Il mio direttore, Giuseppe Conte, e la mia dirigente di riferimento hanno apprezzato la proposta e sono stato nominato responsabile di progetto, da semplice funzionario senza posizione organizzativa con determinazione del direttore generale.
Mi è stata data la possibilità di scegliermi un team interfunzionale, con colleghi da tutto il territorio e da diverse direzioni. Lavorando da remoto grazie a MS Teams abbiamo realizzato un archivio, accessibile anche da Mobile (di fatto un’App) totalmente a risorse interne.
Per creare la tassonomia sono state interpellate tutte le direzione interessate, ciò ha richiesto una grande opera di coordinamento e cooperazione, rompendo lo schema che solo i dirigenti potevano gestire un lavoro tra diverse direzioni con personale assegnato per un progetto specifico.
Il progetto è stato inserito successivamente tra i progetti PNRR dell’Inps.
ADERENZA AL PREMIO
Il progetto che ho portato avanti è aderente perché ha “rotto” diversi schemi. In primis, la proattività di proporre un progetto, dal basso verso l’alto. In secondo luogo, il direttore ha avuto la lungimiranza di assegnarlo ad un funzionario, dotandomi di grande autonomia nel gestire tempi e risorse. Inoltre, è stato fatto con un team interfunzionale (un inizio di organizzazione a matrice) dislocato fisicamente su tutto il territorio nazionale e utilizzando le nuove tecnologie per lavorare a distanza. In ultimo, il fatto che un funzionario ha coordinato diversi funzionari con più anzianità e con posizioni organizzative, talvolta gestendo in autonomia incontri con dirigenti e direttori di altre strutture.