Chiara Bolognini

Responsabile comunicazione interna

AUTOCANDIDATURA

ISPRA – Istituto superiore per la protezione e la ricerca ambientale

Enti centrali

SITUAZIONE DI PARTENZA

Parlare di comunicazione interna nella PA è qualcosa di rivoluzionario. E proprio questo serviva anche al mio ente: una rivoluzione che mettesse al centro i dipendenti, che scardinasse i meccanismi rigidi e tortuosi della comunicazione tra uffici e strutture diverse, che rendesse più umano il contatto, a partire da un semplice buongiorno.

Le criticità rilevate e da affrontare sono:

1. mancanza di conoscenza e comunicazione tra uffici diversi: “chi fa che cosa”;

2. uso di un linguaggio amministrativo burocratico che andrebbe “semplificato, svecchiato e reso comprensibile” ;

3. necessità di alimentare il senso di identità e di appartenenza;

4. necessità di migliorare l’attitudine a lavorare per una “causa comune” e in team, soprattutto tra profili diversi come amministrativi, tecnici, tecnologi, ricercatori;

5. abbattere le resistenze verso un modo di comunicare “creativo, fuori dagli schemi”;

6. sintonizzare uno stile di comunicazione interno innovativo alla pratica lavorativa quotidiana, ad esempio scrivendo mail con un linguaggio più diretto e umano anche se si trattano argomenti tecnico-scientifici;

7. esigenza di fare squadra per consentire flussi di lavoro orizzontali, trasversali e favorire anche preziose attività bottom up, che favoriscano il confronto e la crescita professionale e umana.

COSA È STATO FATTO

Siamo partiti in modo piuttosto “forte”, circa due anni fa, da una cassetta di mele verdi e dalla celebre frase di Betrand Russell “Se tu hai una mela e io ho una mela, e ce le scambiamo, tu e io abbiamo sempre una mela per uno. Ma se tu hai un’idea e io ho un’idea, e ce le scambiamo, allora ognuno di noi avrà due idee.”

Non scherzo: il primo evento per sancire la nascita della comunicazione interna è stato fatto nella sala conferenze dell’Istituto e abbiamo distribuito delle mele verdi e dei post it, dove ogni dipendete ha scritto la propria idea per migliore la comunicazione. Poi abbiamo scambiato mele e post it e abbiamo dato il la al nostro primo team building. Abbiamo poi processato i risultati e da lì siamo partiti con le azioni:

– organizzazione di eventi creativi per condividere conoscenza, competenza e familiarizzare di più gli uni con gli altri. Alcuni titoli di eventi (mostre, escursioni, visite guidate): GEODAY, BIODAY, ARIANNA PASSAMI IL FILO etc. La media di partecipazione è stata di 300 persone a iniziativa;

– creazione del canale ispraticomunica: news quotidiane sulla vita dell’istituto mandate ogni giorno a tutti i dipendenti;

– creazione del “Filo diretto con il DG” per le comunicazioni del Direttore generale;

– creazione del sito ISPRAPERTE: un sito di comunicazione interna innovativo e vivace, con uno stile comunicativo diretto, dove sono sono pubblicate tutte le iniziative realizzate, i suggerimenti bottom up, foto e video di tutti gli eventi in presenza e on line;

– creazione di un contest aziendale e creazione della BAND ISPRA: i dipendenti con talento musicale si sono esibiti negli eventi di fine anno dell’Istituto con due concerti di Natale;

– creazione di un house organ on line, impostato come un talk dove i dipendenti presentano le loro attività e interagiscono tra di loro;

– iniziative di solidarietà e photo contest in tempo di emergenza: raccolta fondi per l’ospedale Spallanzani di Roma e la ricerca anti Covid 19, foto con dipendenti al lavoro in smart working durante il lockdown;

– creazione di un GDL di comunicazione interna dove ogni struttura/dipartimento ha nominato un proprio rappresentante;

– workshop e seminari su comunicazione umana e intelligenza emotiva per i dirigenti e i dipendenti, anche attraverso iniziative come escursioni e ritiri.

ADERENZA AL PREMIO

Credo che questo approccio possa essere considerato innovativo e “fuori dagli schemi” perché traduce in azioni concrete uno spirito e un’idea di comunicazione ancora piuttosto inusuale nella PA. Sto parlando di un mix tra intelligenza emotiva, comunicazione umana e creativa (che attinge anche ad arte e filosofia), utilizzo di tecnologie come strumento per una interazione reale e non come paravento di sburocratizzazione (web 4.0 per una umanità 4.0 e così via) e, soprattutto, di uno sforzo enorme per favorire una partecipazione e condivisione “motivata”. Abbiamo creato eventi, workshop, team building, mostre, brain storming, concerti, video, talk mossi dall’idea che non ci sia reale comunicazione se non c’è emozione. E questo vale anche per i tristi documenti burocratici della routinaria vita amministrativa di una PA: il linguaggio può essere migliorato, anche un capitolato può risultare meno spaventoso se possiamo leggerlo e sviscerarlo insieme. Non dico che sia facile e che non ci siano resistenze, anzi. Eppure un approccio umile e rigoroso, dove ogni iniziativa abbia una base per così dire “filologica” può aiutare. Ad esempio, proprio sul linguaggio amministrativo abbiamo fatto un workshop on line esaminando dei testi “reali” e tentando di riscriverli in base alle direttive sulla semplificazione del linguaggio amministrativo che, purtroppo, non tutti ancora conoscono e utilizzano.

Rompere gli schemi è per noi la base per creare attenzione e così abbiamo sempre tentato di fare, nonostante all’inizio sembrassimo dei marziani. Potete immaginare che cosa significhi, ad esempio, parlare dei processi amministrativi attraverso metafore come quella del Filo di Arianna? Ebbene lo abbiamo fatto, così come siamo riusciti a mettere in pista serissimi ricercatori, amministrativi e tecnologi e a farli suonare insieme in un team building entusiasmante da dove è nata una band di istituto e, grazie alla rete che si è creata, innumerevoli nuovi progetti scientifici.

Il nostro motto è “Sei un dipendente PA, ma ancora prima sei un essere umano. Partecipa!”