Costanzo Durante

Responsabile dei processi contabili del CAB Univeersità degli Studi di Napoli Federico II
AUTOCANDIDATURA
Centro di Ateneo per le Biblioteche Università degli Studi di Napoli Fedrerico II
Istituzioni scolastiche - Università e Centri di ricerca
SITUAZIONE DI PARTENZA

Il Centro di Ateneo per le Biblioteche è l’Unità Organizzativa dell’Ateneo che sovraintende alla gestione delle risorse bibliografiche digitali e alla gestione centralizzata degli acquisti e dei pagamenti operati dalle Singole Biblioteche d’Area dell’Ateneo sparse sul territorio.
In questo contesto lo smart working o lavoro agile, avviato in una fase emergenziale, ha avuto una portata di sistema nel processo gestionale, agendo al contempo – in differente modo e misura – sui processi e le condizioni di lavoro, le relazioni sociali, l’appartenenza organizzativa, l’identità professionale e la vita familiare e personale dei lavoratori.
L’imprevedibilità di tale transizione, pur generando insicurezza, ha posto le basi per l’implementazione di nuovo modello organizzativo orientato verso la condivisione degli obiettivi e dei risultati, stravolgendo il ruolo stesso dei lavoratori accelerando la produttività, trasformando i processi, da semplici attività a flussi di lavoro operativi complessi e condivisi, valorizzando le opportunità offerte dalla tecnologia.
Fortunatamente, già in fase pre-pandemica il CAB aveva avviato una riprogettazione dei flussi gestionali, in considerazione delle problematiche connesse alla diffusione delle 12 biblioteche d’Area sul territorio, che manifestavano non poche difficoltà ad interagire da remoto in sinergia con il CAB.
Per questi aspetti dopo i primi tentennamenti, attraverso una attenta analisi del processo si è provveduto ad individuare e riprogettare in un ambito condiviso il flusso procedurale del ciclo acquisti.
La progettazione partecipativa ha coinvolto l’Area Sistemi del Centro di Ateneo per i Servizi informativi che ha messo a disposizione la piattaforma di Ateneo “Collabora”, il Presidente ed il Direttore del Centro, i Direttori delle 12 Biblioteche d’Area dell’Ateneo e il relativo personale amm.vo, il personale afferente alla Segreteria.
All’interno della piattaforma “Collabora”, è stato implementato un flusso procedurale per la gestione degli acquisti, standardizzato e completamente dematerializzato, gestito in condivisione con tutti gli utenti del processo, in grado di rendere più produttivo, rapido ed immediato il flusso.
9

COSA È STATO FATTO
All’interno del sistema SHAREPOINT di Ateneo, è stato creato un ambiente di collaborazione e condivisione dei flussi procedurali in cui tutti gli utenti, con le relative profilazioni, definite dalla matrice delle responsabilità, elaborano, caricano, scaricano e visionano la documentazione.
Il ciclo acquisti è stato articolato in un flusso di lavoro complesso, strutturato in una serie di documenti amministrativi sezionati ed interconnessi, che identificano le varie fasi del ciclo:
• RICHIESTA D’ACQUISTO
• Verifiche amm.ve e contabili
• PROVVEDIMENTO AUTORIZZATIVO E AVVIO PROCEDURA
• Provvedimento di aggiudicazione
• Esito delle verifiche precontrattuali in capo al all’affidatario/aggiudicatario;
• Sottoscrizione dell’atto negoziale
• Documentazione attestante l’avvenuta esecuzione dell’atto negoziale
• Ricezione della Fattura
• Esito delle verifiche pre-pagamentì
• ATTO DI LIQUIDAZIONE
• Consolidamento del fascicolo procedimentale da associare al flusso OPI
• MODULO TRASPARENZA per gli obblighi di post informazione della procedura
• Elaborazione dei reports per il monitoraggio delle procedure
In sostanza è stato creato un vero e proprio repository documentale, completamente integrato con il pacchetto Microsoft Office, per rendere il processo il più possibile user friendly, (in maiuscolo i documenti amm.vi automatizzati dal flusso procedurale).
Tutta la documentazione elaborata è caricata e salvata in un ambiente dove è possibile lavorare in collaborazione, nel senso che due o più utenti, annullando di fatto il concetto di spazio fisico, possono collegarsi da postazione differenti e visualizzare o lavorare sullo stesso documento, creando di fatto una scrivania virtuale condivisa.
L’autenticazione avviene inserendo un nome utente e password al momento del login, ed è agevolata dal single sign on di Ateneo che nell’ambito delle tecnologie Microsoft viene spesso inserito al momento dell’accensione del proprio PC, autenticando automaticamente l’utente nel sistema.
Da questo momento, ogni azione è tracciata ed ogni eventuale azione che implichi un cambiamento di stato del flusso procedurale viene notificato all’utente che deve dare prosecuzione allo stesso.
ADERENZA AL PREMIO
E’ innovativo, quindi fuori dagli schemi perché:
• E’ un approccio partito dal basso e basato sulla progettazione partecipata di tutti gli utenti che hanno condiviso gli obiettivi organizzativi, che ha comportato due grossi vantaggi:
o l’incremento della responsabilizzazione individuale;
o la maggiore consapevolezza dei singoli ruoli all’interno del flusso procedurale.
• Il sistema è stato implementato usando risorse tecnologiche disponibili e diffuse (Infopath per la creazione dei moduli e Sharepoint per l’elaborazione il caricamento e la condivisione dei documenti, Windows e Office per la gestione degli accessi e della documentazione amministrativa, tutti e quattro applicativi Microsoft), per tali aspetti abbastanza user friendly, requisito fondamentale per sostenere il cambiamento e rassicurare gli utenti.
• E’ facilmente replicabile in altre Strutture o Istituzioni Pubbliche in quanto il ciclo acquisti è normato da riferimenti legislativi comuni a tutte le PP.AA., basta solo rielaborare la matrice delle responsabilità dei singoli utenti allineandola all’assetto istituzionale dell’Ente/Struttura, gestendo le credenziali e i profili di accesso.
• Consente il monitoraggio costante del flusso procedurale.
• Ha prodotto un significativo miglioramento della produttività, e un significativo miglioramento del benessere psico fisico dei lavoratori che hanno operato in modalità agile….. in tutti i sensi.