Andrea Baraldo

Dirigente dell'Area Servizi Informatici e Telematici (ASIT) e Responsabile per la Transizione Digitale dell'Università di Padova

AUTOCANDIDATURA

Università degli Studi di Padova

Istituzioni scolastiche - Università e Centri di ricerca

SITUAZIONE DI PARTENZA

L’Università degli Studi di Padova, per far fronte all’emergenza sanitaria, ha avviato una serie di misure a supporto di tutta la comunità accademica (Studenti, Docenti e Personale Tecnico Amministrativo): una comunità, con oltre 80.000 persone, di cui oltre 60.000 studenti, che non ha mai voluto “fermarsi”, ma anzi affrontare le diverse sfide al fine di dare il miglior servizio possibile agli studenti e al personale in una fase così delicata.

In tutte le iniziative lo staff dell’Area Servizi Informatici e Telematici, insieme ai tecnici informatici operanti nelle diverse strutture è stata co-protagonista, mettendo a disposizione le soluzioni per la realizzazione delle diverse progettualità, favorendo la trasformazione e digitalizzazione di processi; si pensi, quando è stato necessario, al portare on-line l’intera didattica e il successivo allestimento delle aule di Ateneo con dotazioni multimediali che consentissero lo svolgimento della didattica in modalità duale fino ad arrivare al supporto tecnico a un progetto di ricerca per la sperimentazione robot per la tele-presenza per il controllo da remoto per studenti e studentesse con disabilità al fine di favorirne l’interazione durante lo svolgimento delle lezioni.

A questo si aggiunge la realizzazione di soluzioni a supporto della comunicazione con gli studenti (chatbot) e di una piattaforma per la gestione dei contributi a favore degli stessi (affitto, trasporto, notebook, sim/modem).

Analogamente per il personale di Ateneo, oltre a rendere fruibili i software da remoto e migrare tutti gli account su una suite di posta elettronica e collaboration allo “stato dell’arte”, favorendo lo smart working di oltre il 90% del personale, l’esigenza è stata la “trasformazione”, con l’ausilio della digitalizzazione, di processi gestionali e di supporto alla sanità pubblica (sorveglianza sanitaria del personale con tamponi salivari, gestione vaccinazioni di Ateneo, controllo Green Pass tramite integrazione con Ministero Salute, etc.)

COSA È STATO FATTO

Nel rispondere alle esigenze sopra descritte l’approccio è stato quello di “voler esserci” e di voler dare certezze in un momento di incertezze, gettando letteralmente “il cuore oltre l’ostacolo”.

Questo è stato possibile sia grazie a un rilevante Committment da parte della Governance di Ateneo sia grazie all’impegno e alla dedizione di tutto il personale coinvolto.

L’approccio è stato quello di analizzare di volta in volta quanto richiesto, implementarlo rapidamente ed essere pronti, in una logica agile, allo sviluppo ed implementazione, gestendo via via un miglioramento continuo in base a mutati contesti normativi, organizzativi e ai feed-back raccolti dagli utilizzatori.

Ciò ha consentito di supportare al meglio l’attività dei docenti e del restante personale, per dare continuità all’attività didattica e di ricerca, ai servizi resi agli studenti e alle attività amministrative e gestionali.

Gran parte di quanto realizzato era qualcosa di “nuovo” (basti pensare ad es. alla soluzione di gestione delle vaccinazioni per il personale o al controllo del green pass): si è provveduto quindi di volta in volta a reingegnerizzare e sviluppare le nuove funzioni a partire dal framework già esistente e usato in precedenza per altri ambiti.

Si è corso il rischio di andare velocemente on-line con procedure (la procedura di adesione alla campagna vaccinale di Ateneo è stata organizzata in un week-end) per rispondere ai bisogni dell’intera comunità. Analogamente in un momento di mancanza di materiali per allestire le aule con dispositivi multimediali (shortage dei componenti elettronici) si è provveduto a valutare soluzioni alternative e riprogettare velocemente quanto inizialmente ipotizzato, consapevoli che “non si fa innovazione se non si è disposti ad accettare il rischio”.

ADERENZA AL PREMIO

L’approccio descritto e le iniziative brevemente illustrate, che sono solo un parte di un più ampio spettro degli interventi di trasformazione e digitalizzazione dei processi svolti nell’ultimo biennio, dimostrano come un approccio aperto all’innovazione, accompagnato da una “digital dexterity” del personale, in un momento in cui la resistenza al cambiamento è stata completamente soverchiata per cause di forza maggiore, possano davvero fare la differenza e fornire servizi aggiuntivi e di qualità all’intera comunità accademica, ma anche agli enti del territorio più in generale.

Non penso propriamente che questo approccio sia “fuori dagli schemi”, ma che gli schemi precedentemente presenti, così come la resistenza insita al cambiamento e una serie di vincoli presenti in passato, siano cambiati (ed in alcuni casi siano stati rotti) a seguito dell’emergenza sanitaria: si è potuto osare e “rischiare” di più perché non c’erano alternative al non farlo.

La cosa inoltre interessante è che, nonostante il periodo emergenziale sia sostanzialmente finito, il modo di lavorare è completamente cambiato e le richieste di “trasformazione digitale” stanno continuando, segno che effettivamente le attività ed i progetti di successo realizzati e l’approccio dimostrato hanno portato ai risultati desiderati: combattere la resistenza al cambiamento per semplificare e trasformare i processi per una Pubblica Amministrazione al passo con i tempi.